Publishing Circle Uncovered: Unser Baukasten unter der Lupe

Schneller publizieren, mehr Zeit für andere Aufgaben gewinnen, den Online-Umsatz steigern und gleichzeitig die Produktionskosten senken – was wie eine Wunschvorstellung erscheint, lässt der Publishing Circle Realität werden. Erfolgreich, wie sich im vergangenen Jahr gezeigt hat. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Publishing Circle? Wie gestaltet sich der gesamte Prozess und welche Tools werden verwendet? Unser Beitrag bietet eine umfassende Skizze eines Use Cases und zeigt, wie der Publishing Circle funktioniert und welche Vorteile er bietet.

In der heutigen Welt, in der KI und digitale Anforderungen die Regeln neu schreiben, reicht es nicht aus, nur digital zu publizieren. Der «Fire and forget»-Ansatz gehört längst der Vergangenheit an. Stattdessen steht der ganze Content-Lifecycle im Fokus und will gepflegt werden. Besonderes Augenmerk liegt auf der Analyse, denn nur so können Inhalte perfekt auf die Bedürfnisse der Konsumentinnen und Konsumenten ausgerichtet werden. Nur so finden sie Anklang, nur so tragen die Inhalte auch zu finanziellem Erfolg des Unternehmens bei.  

Vor einem Jahr wagte a&f systems den Sprung in die Zukunft – mit dem innovativen Publishing Circle. Die Erkenntnisse aus Gesprächen mit Branchenexperten und Kunden waren eindeutig: Die bis dahin bestehenden digitalen Tools konnten weder Print noch die neuen digitalen Herausforderungen optimal abdecken. Das Ergebnis war die Kreation des Publishing Circle – einer massgeschneiderten Lösung für modernes Publizieren nach dem Best-of-Breed-Ansatz. Seitdem wurden die einzelnen Tools intensiv getestet, angepasst und weiterentwickelt.

So viel zur Theorie. Doch wie funktioniert das in der Praxis? Welche Tools kommen zum Einsatz? Wie sieht ein möglicher Kunde aus? Wir skizzieren einen Use-Case!

Der Kunde
Unser Kunde, ein dynamisches Medienunternehmen in Zürich mit rund 150 Mitarbeitenden, ist im Boulevard-Journalismus tätig. Die verschiedenen Fachredaktionen arbeiten in einem zentralen Newsroom und koordinieren ihre Themen. Der Fokus liegt auf einem Digital-First-Ansatz: Zunächst sollen Inhalte für die Website erstellt werden, welche im Anschluss auch für Plattformen wie Instagram, TikTok sowie als Audio- und Videobeiträge aufbereitet werden. Im Anschluss sollen die bestehenden Inhalte für den Printkanal vorbereitet werden.

Die Herausforderung
In den letzten Monaten wurde beim Kunden immer deutlicher, dass die internen Abläufe nicht effizient sind:

• Unterschiedliche Versionen von Texten und Assets werden unsystematisch abgelegt,
• Aufgaben wiederholen sich durch verschiedene Mitarbeitende,
• endlose Korrekturschleifen verzögern den Publikationsprozess.

Das Ergebnis: steigende Kosten, die nicht mehr im gesunden Verhältnis zu den Einnahmen stehen. Die Geschäftsleitung möchte zukunftsfähig bleiben, doch die Sorge wächst, den dynamischen Marktanforderungen nicht mehr gerecht zu werden.

Das Vorgehen
Gemeinsam mit der a&f systems sollen deshalb bestehende Prozesse kritisch hinterfragt, optimiert und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz gezielt vorangetrieben werden. Der am Anfang grob beschriebene Soll-Workflow wird im Rahmen von Workshops bis ins Detail thematisiert und definiert.Zu Beginn des Projekts werden dann sowohl bei der a&f als auch beim Kunden Projektleitende benannt. Diese sind für die Kontrolle von Terminen und Kosten verantwortlich und berichten regelmässig über den Projektfortschritt. Zusätzlich werden für jeden Workstream Verantwortliche definiert – etwa für Social Media: von der Planung über die Contenterstellung bis hin zur Ausspielung und zum Community Management.

Die Beteiligten
Für die Onlineredaktion in Zürich ist Herr Müller verantwortlich. Als Redaktionsleiter bringt er beurteilbare Content-Ideen ein und diskutiert diese gemeinsam mit den Vorschlägen seines Teams in der Redaktionssitzung. Wird ein Inhalt umgesetzt, plant der Zuständige das Thema samt Aufgaben im Tool Kordiam. Herr Müller erstellt den Content und sorgt für die geplante Veröffentlichung auf der Website. Neugierig und offen für Neues, ist er im Team geschätzt und stets eine gefragte Ansprechperson. Schon früh im Evaluationsprozess eingebunden, vertritt er die Interessen der Onlineredaktion und ist später aktiv in Schulungen involviert. Geschult von der a&f systems gibt er sein Wissen an sein Team weiter.

Ebenfalls beteiligt ist ein Vertreter des Unternehmens, der nicht nur als interner Fachexperte agiert, sondern auch die neuen Arbeitsabläufe bestens kennt. Er besitzt Entscheidungsbefugnis und muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Akzeptanz durch die Übergangsteams des Kunden.
• Vollständige Vertrautheit mit den neuen Prozessen, Systemen und deren Vorteilen.
• Umfassendes Know-how im gesamten System, nicht nur in einem Teilbereich.
• Erste Anlaufstelle für User-Acceptance-Tests (UAT).
• Verwaltung weiterer UAT-Runden.
• Zentrale Anlaufstelle für die Sammlung und Lösung gemeinsamer Probleme vor dem IT-Support, besonders während der GoLive-Phase.
• Verantwortung für den zentralen Kommunikationskanal des Programms.
• Mitwirkung bei der Entwicklung zukünftiger Fahrpläne und Einführungsstrategien.

Die Produkte
In unserem Beispiel setzt der Kunde auf folgende Tools:

• Kordiam: Die Themenplanung erfolgt über Kordiam. Jeder neue Inhalt wird von einem Redakteur eingepflegt und die Kanäle festgelegt. Aufgaben wie das Erstellen des Basisinhalts oder das Organisieren von Bildern werden ebenfalls zugewiesen. Diese zentrale Planung verhindert, dass mehrere Personen versehentlich autonom parallel am gleichen Thema arbeiten, statt zusammen.
• Purple: Nach der Erstellung des Planungseintrags in Kordiam wird das Thema direkt im Purple Hub angelegt. Der Redakteur oder die Redakteurin kann sofort mit dem Schreiben beginnen. Der Gutenberg-Editor ermöglicht es, den Inhalt zu optimieren – etwa durch KI-gestützte Textanpassungen oder SEO-Optimierung – um die bestmögliche Performance auf verschiedenen Kanälen zu erzielen.

Exkurs: Künstliche Intelligenz mit Purple
Purple setzt bei der Inhaltserstellung auf Künstliche Intelligenz. Sie nimmt den Journalistinnen und Redaktoren Arbeit ab, die mit deren Kerntätigkeit nichts zu tun haben. Dazu gehören Tagging, SEO oder auch das Setzen von Links in Inhalten. Bei Bedarf kann sich die schreibende Person Inputs zum gegebenen Thema generieren lassen – als Inspirationsquelle. Oder es werden aus dem initialen Inhalt einfach Vorschläge für Social-Media-Posts generiert, die auf dem Originalbeitrag basieren. Purple führt die Branche im Bereich KI an und bietet eine zentrale Verwaltung von Prompts. Diese zentrale Steuerung ermöglicht eine regelmässige Pflege und Qualitätskontrolle der Prompts. Zudem verhindert sie, dass Journalistinnen und Journalisten unterschiedliche Prompts für ähnliche Anfragen lokal speichern, ohne dass andere User darüber informiert sind.

• Smartocto: Smartocto ist ein intelligentes redaktionelles Analysesystem. Es liefert umsetzbare Empfehlungen und macht Inhalte dadurch relevanter und profitabler.
• CXFusion: CX Fusion wird mit dem Purple Hub verbunden und ermöglicht die automatische Ausleitung digitaler Inhalte in Printform oder Adobe InDesign. Basierend auf Templates werden Layout-Vorschläge generiert und Artikel platziert. Dadurch wird der manuelle Layout-Aufwand um bis zu 80 Prozent reduziert.

Aber wie funktioniert der Publishing Circle genau?
Der Publishing Circle ist ein Zyklus. Erkenntnisse aus vorherigen Zyklen fliessen in den Workflow ein. Ein Inhalt wird für sämtliche Kanäle geplant (Planung) und medienneutral geschrieben. Künstliche Intelligenz unterstützt die Erstellung von Inhalten optimal (Produktion). Das Ausspielen sowohl in sämtliche digitale Kanäle als auch nach Print erfolgt ohne Copy-and-Paste (Publikation). Ein Tool meldet dann anhand von vordefinierten Grössen zurück, wie die Performance eines Artikels auf der Webseite aussieht. Oder wie viele Likes eine Geschichte auf einem Social-Media-Kanal bekommen hat (Analyse). Durch die Auswertungen der Analysen erkennt die Redaktion, welche Geschichten besonders gut ankommen und kann dies in der Planung erneut berücksichtigen (Trends).

Schon gewusst? Somedia setzt auf den Publishing Circle! Somedia ist ein Schweizer Familienunternehmen und das führende Medienhaus in der Südostschweiz. Mit 720 Mitarbeitenden versorgt Somedia die Anwohner der Südostschweiz mit Informationen aus der Region, aus Politik, Sport, Kultur und Unterhaltung über Online-Angebote, Print, Radio und TV. Nun geht Somedia einen grossen Schritt in Richtung Zukunft – denn mit dem Publishing Circle profitiert das Medienhaus von unserem umfassenden Netzwerk von intelligenten Tools und Systemen. Das gemeinsame Grossprojekt startete im Juni 2024 und wird voraussichtlich Ende 2024 seinen Abschluss finden.

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